Você sabia que só em algumas situações é possível substituir a ECD?

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Muitas vezes é no momento da entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que acontece anualmente até o final de julho, que identificamos alguma informação que não ficou correta ou faltou na entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD).

Neste momento a primeira reação é retificar a ECD, ou utilizando a terminologia correta, substituir a ECD enviada. Mas logo a dúvida aparece: envio novamente a ECD? Ou não?

Pensando nestas dúvidas e outras tantas que este assunto gera, compilamos neste artigo as informações que podem ajudar você a resolver as questões que surgirem.

 

Quando é possível substituir o arquivo da ECD?

A ECD só pode ser substituída quando contém erros que não possam ser corrigidos através de lançamento contábil de estorno, transferência ou complementação extemporâneo. (Art. 7 da Instrução Normativa RFB nº 1774/2017).

A Interpretação Técnica Geral 2000 (R1), publicada pelo Conselho Federal de Contabilidade, relativa a Escrituração Contábil determina as regras para retificação do lançamento nos itens 31 a 36.

 

Qual é o prazo para substituir o arquivo da ECD?

Só é possível substituir a ECD até a próxima entrega da ECD, ou seja, o final do prazo de entrega do ano-calendário subsequente (art. 7 §4 da Instrução Normativa RFB nº 1774/2017).

Portanto o arquivo a ECD do ano calendário de 2017, entregue até 31 de maio de 2018, poderá ser substituído até a entrega da ECD do ano de 2018 em 31/5/2019.

 

Qual o roteiro para substituir a ECD?

Para cancelar a ECD entregue é preciso transmitir ao ambiente SPED um novo arquivo da ECD com os ajustes e correções realizados e o Termo de Verificação para Fins de Substituição:

1 – Providencie um novo arquivo completo da ECD com as correções;

2 – No registro do leiaute “0000”, indique que esta ECD é substituta assinalando o campo IND_FIN_ESC e informando o Hash da ECD a ser substituída, aquele código de 40 caracteres que identifica o arquivo enviado, no campo COD_HASH_SUB.

3 – Inclua no arquivo, no registro J801, o Termo de Verificação para Fins de Substituição. Este termo consiste em um documento com texto livre, gravado no formato .rtf, onde deve constar:

  • Identificação da ECD substituída;
  • Descrição detalhada dos erros;
  • Identificação dos registros que apresentavam erros;
  • Autorização expressa para acesso do Conselho Federal de Contabilidade às informações pertinentes referentes as modificações;
  • Quando a empresa contar com auditoria independente, deve também conter a descrição dos procedimentos pré-acordados realizados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário; e
  • Quando o contador que assinou os livros substituídos é diferente do que assina a ECD que substituirá a anterior, é possível que ele se manifeste no Termo quanto as modificações relatadas.

O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado por:

  • Contador que assina os livros contábeis substitutos; e
  • Pelo auditor independente, no caso a empresa contar com auditoria independente.

 

Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados

Como citado acima, quando a empresa tem auditoria independente, deve conter a descrição dos procedimentos pré-acordados realizados pelos auditores independentes no Termo de Verificação para Fins de Substituição.

A Norma Brasileira de Contabilidade CTSC 03, publicada pelo Conselho Federal de Contabilidade, “aprova os procedimentos para elaboração do Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados referentes ao Termo de Verificação para Fins de Substituição da Escrituração Contábil Digital (ECD)”.

Conforme a CTSC 03, o auditor independente deve elaborar um relatório como condição para que ele possa assinar o Termo de Verificação.

Este relatório é de uso exclusivo da empresa e não deve ser publicado no site.

O modelo do relatório é apresentado no anexo da CTSC 03 e deve conter as descrições de erros e identificação dos registros de erros, bem como assegurar que os mesmos existiam no arquivo original da ECD e estão corrigidos na ECD retificadora.

 

Que tal uma ajuda?

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